Internet per eventi: 5 cose da comunicare all’operatore

Quando mi viene richiesto un preventivo per una connessione Internet destinata a supportare un evento o una manifestazione, capita spesso che a contattarmi sia qualcuno che non ha una specifica competenza in materia di telecomunicazioni, ma che è stato semplicemente incaricato di prendere contatto con i fornitori, dove con “fornitori” intendo tutti i fornitori, senza distinzioni di sorta: dal catering alla sicurezza, passando per il marketing, i trasporti e, appunto, la connettività.

Il risultato di questa scelta è che, come ovvio, viene a crearsi una gran confusione, la quale non fa altro che portare a un allungamento dei tempi di lavoro, generare incomprensioni e – diciamolo serenamente – instaurare un certo nervosismo.

In questo articolo desidero, quindi, condividere con chi è in procinto di organizzare un evento “connesso” alcune informazioni utili, così che possa prendere contatto con l’operatore scelto e presentare una richiesta di preventivo chiara e completa.

Prima, però, vediamo come funziona una connessione Internet temporanea.

Cos’è e quando è utile una connessione temporanea

Con facilmente intuibile, l’espressione “connettività temporanea” identifica il servizio di fornitura e distribuzione del segnale Internet all’interno di un evento o una manifestazione, come un congresso, un concerto o la tipica festa di piazza.

Anche se parliamo di un tipo di servizio attivo per un brevissimo lasso di tempo – pochi giorni o addirittura poche ore – è importante che il fornitore scelto si curi di attivare tutti i sistemi utili a garantire continuità e il necessario livello di sicurezza.

Molte volte, infatti, anche se una location è dotata di una propria connessione Internet, la stessa risulta non essere affidabile, né sufficientemente performante, rendendo quindi necessario l’intervento di un provider esterno e la fornitura di una collegamento temporaneo che sia all’altezza della situazione.

Quali informazioni fornire all’operatore

Ora che sappiamo cosa sono i collegamenti Internet temporanei, vediamo quali indicazioni bisogna fornire all’operatore al momento della richiesta di preventivo.

Data d’inizio, durata complessiva e scadenze intermedie

Molti non se ne rendono conto, ma per attivare un servizio di connettività temporanea può volerci anche parecchio tempo. Per questo è importante che l’organizzazione si muova col necessario anticipo – almeno 3 o 4 settimane prima del giorno X – fornendo all’operatore sia la data d’inizio dell’evento che la sua durata complessiva, nonché eventuali scadenze intermedie.

Quantità e posizionamento dei locali da coprire

Portare la connessione Internet in una location e distribuire il relativo segnale obbliga, il più delle volte, a dover installare hotspot wi-fi e impianti di ripetizione in un gran numero di ambienti o stanze, a volte anche molto distanti tra loro.

Vien da sé, quindi, che l’organizzazione debba fornire all’operatore una planimetria dettagliata degli ambienti, la quale riporti la disposizione degli spazi e permetta di individuare i punti in cui verranno posizionati apparecchiature e dispositivi.

Numero dei partecipanti

Come tutti sappiamo, collegare alla rete Internet 10 o 20 postazioni/utenti non è come collegarne 50, 100 o addirittura svariate migliaia.

Dato questo, è importante fornire al provider una stima dei partecipanti all’evento o il numero di postazioni che dovranno essere servite. Grazie a questo dato, infatti, sarà possibile identificare la soluzione più adatta al fabbisogno.

Tipologia dei servizi a cui è destinato il supporto

Internet, come noto, può essere sfruttato per fare tantissime cose: fare shopping sulle piattaforme eCommerce, trasmettere in diretta streaming, spostare grandi quantità di file da un dispositivo a un altro e una miriade di altre attività.

Visto che ogni applicazione consuma una diversa quantità di dati, è importante che l’organizzazione comunichi al provider la natura dei servizi che sfrutteranno il collegamento Internet, così da poter garantire sufficiente banda a tutti.

Dettagli sull’accesso ai tetti e alle aree con ampia visibilità

Nel caso in cui la location in cui si svolgerà l’evento dovesse essere un chiostro o un cortile interno, è importante indicare nella propria richiesta la disponibilità di accesso ai tetti e, più in generale, a tutte le aree dotate di ampia visibilità.

Vero è, infatti, che le soluzioni di connettività su ponte radio – tra tutte, le più versatili e richieste dai nostri clienti – necessitano dell’installazione di dispositivi di trasmissione e ricezione del segnale tra i quali deve esserci traguardabilità, ovvero non soffrano la presenza di ostacoli intermedi.

Internet per eventi: i nostri servizi

Ora che siamo giunti al termine di questa panoramica, mi auguro che coloro che sono prossimi a organizzare un evento abbiano maggiore consapevolezza di quali siano le informazioni di cui ha bisogno un fornitore di connettività temporanea.

Dal canto mio, non posso che congedarmi segnalandovi FOL4Events, il servizio di connettività temporanea con cui portiamo l’Internet veloce ovunque abbia luogo un evento: dalla tradizionale sala congressi alla più “intima” piazza di paese.

Scrivici e saremo felici di connettere anche il tuo evento!